向管理要效益——華韓集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)投入使用

近日，記者從華韓整形美容醫(yī)院投資股份有限公司了解到，這家成立不到一年的集團(tuán)在內(nèi)部做了多項(xiàng)優(yōu)化管理的措施，其中，全面推行OA辦公系統(tǒng)便是其中卓有成效的一項(xiàng)。
 

首先，集團(tuán)使用OA辦公系統(tǒng)以來(lái)，工作效率明顯變快。要按過(guò)去的程序，報(bào)告、審批文件等等，每天幾十份文件，要在各位老總和職能部門(mén)之間轉(zhuǎn)一圈，少則三到五天，多則十天半月。有時(shí)候一份文件可能壓在某個(gè)總監(jiān)手里，興許十天半月也不見(jiàn)得能“轉(zhuǎn)”出來(lái)，大大影響了工作效率。

企業(yè)OA系統(tǒng)，主要包括內(nèi)部郵件系統(tǒng)、文件分發(fā)和公文處理系統(tǒng)等。比起過(guò)去的文件審閱流程，一份報(bào)告從擬稿、送審到批復(fù)，整個(gè)過(guò)程快多了。有了OA系統(tǒng)之后，文件完全在網(wǎng)上發(fā)送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)，有些需要擬議的文件，可以同時(shí)分發(fā)，大大加快了公文“旅行”的節(jié)奏。更重要的是，公文“旅行”帶上了“時(shí)間戳記”，文件什么時(shí)間發(fā)送的，現(xiàn)在到了哪個(gè)環(huán)節(jié)，需要什么時(shí)間回復(fù)，回復(fù)狀況如何，一目了然。

其次，內(nèi)部溝通多了，管理更民主了。在用了一段時(shí)間后，大家似乎才真正意識(shí)到OA系統(tǒng)的好處。對(duì)總部上下影響最大的是內(nèi)部溝通系統(tǒng)，這包括電子郵件、公文發(fā)布和辦公事務(wù)處理。這個(gè)影響，如果用一句話(huà)來(lái)概括，那就是“改變了大家過(guò)去的工作習(xí)慣”。比如普通職員，有問(wèn)題直接可以給老總發(fā)郵件，這已經(jīng)不是什么新鮮事了；辦公事務(wù)相對(duì)過(guò)去顯得更透明了，現(xiàn)在公司正在關(guān)注哪些問(wèn)題，那些問(wèn)題的討論進(jìn)展到什么程度了，相關(guān)的資料，比如庫(kù)存、定單進(jìn)展情況，有關(guān)人員可以很方便地在內(nèi)部網(wǎng)上面看到。

目前華韓集團(tuán)的目標(biāo)就是，培養(yǎng)集團(tuán)員工每天上班的第一件事情，就是看看自己的“電子公告”、“待辦工作”、“在辦工作”、“你的郵件”分別是什么狀態(tài)，看看自己的工作計(jì)劃里還有哪些需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題，需要哪些數(shù)據(jù)和資料。使工作由一座精確的“時(shí)鐘”，以大家共同可以感受到的節(jié)奏控制著，整個(gè)集團(tuán)有序地運(yùn)轉(zhuǎn)著，人為的干預(yù)大為減少。

華韓集團(tuán)CEO李昕隆先生就有感受，“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)突破了管理幅度的限制。過(guò)去我很難做到直接與下屬的溝通，現(xiàn)在這很方便，可以說(shuō)我的‘眼睛更亮了、耳朵更長(zhǎng)了。”